Quản lý và chia tài liệu trong doanh nghiệp

Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tệp và thư mục từ thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn

Giới thiệu

Trong một thế giới công nghệ ngày nay, việc quản lý, chia sẻ và cộng tác tài liệu là một phần không thể thiếu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tài liệu này nhằm mục đích cung cấp một giải pháp toàn diện và hiệu quả để giúp các doanh nghiệp này tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất công việc.

Vấn đề và thách thức

Trong quá trình hoạt động hàng ngày, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp phải những thách thức sau:

1. Chi phí phù hợp: Chí phì phù hợp theo quy mô doanh nghiệp nhỏ. Chi phí đầu tư ban đầu hoặc duy trì hàng tháng quá lớn là vấn đề doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc.

2. Quản lý lưu trữ hiệu quả: Sự tăng trưởng nhanh chóng của dữ liệu đòi hỏi hệ thống lưu trữ được quản lý một cách hiệu quả để tránh sự rối bời và mất mát dữ liệu.

3. Chia sẻ tài liệu an toàn và thuận tiện: Việc chia sẻ tài liệu một cách an toàn và thuận tiện giữa các bộ phận và thành viên trong doanh nghiệp.

4. Cộng tác hiệu quả: Tăng cường khả năng cộng tác giữa các nhóm làm việc để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

5. Bảo mật thông tin: Đảm bảo thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo mật và không bị rò rỉ.

6. An toàn thông tin: Đảm bảo thông tin của doanh nghiệp không hỏng hóc, mất mát và luông sẵn sàng khôi phục trong mọi tình huống.

Các giải pháp phổ thông về quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp:

Công cụ và Ứng dụng văn phòng đám mây

Doanh nghiệp sử dụng Công cụ và Ứng dụng văn phòng đám mây

Hệ thống Lưu trữ nội bộ

Doanh nghiệp tự triển khai hệ thống Lưu trữ nội bộ

Thách thức	Công cụ và Ứng dụng văn phòng đám mây	Hệ thống lưu trữ nội bộ
Chi phí phù hợp	Chi phí: License chi trả hàng tháng theo số lượng người dùng. Lương cho nhân sự (không cần nhân sự chuyên môn cao về CNTT) quản trị công cụ. ⚠️Chi phí License khá cao do thực tế người dùng không khai tác được toàn bộ các công cụ, người dùng chủ yếu dùng các chức năng về: Gửi email. Lưu trữ và chi sẻ file. Đặt lịch họp & Họp trực tuyến.	Chi phí: Đầu tư thiết bị lần đầu. Bảo trì, sửa chữa thiết bị định kỳ. Lương nhân sự (cần nhân sự có chuyên môn về Hệ thống) quản trị vận hành hệ thống. ⚠️Chi phí đầu tư ban đầu lớn. Chi phí bảo trì, sửa chữa cao nếu có sự có về thiết bị.
Quản lý lưu trữ hiệu quả	Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud của các đơn vị cung cấp dịch vụ. Đồng bộ tự động với dữ liệu trên thiết bị của người dùng. ✅Mở rộng/thu gọn linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp (nâng cấp/hạp cấp các license theo thực tế nhu cầu)	Dữ liệu được lưu trữ trên Hệ thống lưu trữ nội bộ. ❗Không linh hoạt trong việc thu hồi/mở rộng tài nguyên
Chia sẻ tài liệu an toàn và thuận tiện	Chia sẻ theo các tài khoản email đã mua license và chia sẻ ra bên ngoài tổ chức. Thiết lập các quyền về xem, chỉnh sửa, sở hữu. ✅Thiết lập quyền và chia sẻ linh hoạt, đơn giản.	Hệ thống lưu trữ cần kết nối với hệ thống AD nội bộ. Cấp phát người dùng, thiết lập quyền truy cập trên hệ thống AD. ⚠️Thiết lập quyền và chia sẻ phực tạp, cần có chuyên môn về quản trị hệ thống để thực hiện. ❗Không chia sẻ tài liệu ra bên ngoài được (chia sẻ cho khách hàng, đối tác)
Cộng tác hiệu quả	Hỗ trợ các công cụ xem, chỉnh sửa, cộng tác trực tuyến cấc loại tài liệu phổ biến như: - Các file office: word, excel, power point... - Các file media: ảnh, video, âm thanh... ✅Cộng tác hiệu quả và đơn giản bất kỳ lúc nào.	Hệ thống lưu trữ nội bộ phần lớn chỉ đáp ứng việc lưu trữ. Các công cụ để soạn thảo, biên tập nội dung trong file được cài đặt trên các máy tính cá nhân của từng người dùng. ⚠️Không có khả năng cộng tác, hoặc không thuận tiện cho cộng tác.
Bảo mật thông tin	Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud của các đơn vị cung cấp dịch vụ. Các chính sách về truy cập, chỉnh sửa được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp. ✅Đảm bảo việc bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. ⚠️Dữ liệu lưu trữ tại hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.	Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống nội bộ. Thiết lập chính sách truy cập nội bộ. ✅Đảm bảo việc bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.
An toàn thông tin	Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud của các đơn vị cung cấp dịch vụ với các cam kết về SLA (Cam kết chất lượng dịch vụ). Chức năng xem và khôi phục file theo lịch sử. Chức năng backup toàn bộ dữ liệu. ✅Khôi phục file theo các phiên bản. ✅Backup toàn bộ dữ liệu phục vụ lưu trữ. ⚠️Nguy cơ mất mát dữ liệu khi bị tấn côn Ransomware.	Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống nội bộ. Thiết lập chính sách backup dữ liệu định kỳ tự động hoặc thủ công (tùy theo loại thiết bị lưu trữ) ✅Backup toàn bộ dữ liệu phục vụ lưu trữ. ⚠️Không quản lý phiên bản và khôi phục phiên bản của tài liệu. ⚠️Rủi ro mất mát dữ liệu do hỏng hóc thiết bị. ⚠️Nguy cơ mất mát dữ liệu khi bị tấn côn Ransomware.

Giải pháp

Với các thách thức trên của doanh nghiệp vừa và nhỏ X-OR Cloud đã nghiên cứu và xây dựng bộ giải pháp Quản lý và chia sẻ tài liệu.

Giải pháp quản lý và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp

Các thách thức được giải quyết

Thách thức	Giải pháp quản lý và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chi phí phù hợp	Chi phí: Trả chi phí cho hạ tầng về tính toán và lưu trữ hàng tháng (theo cấu hình CPU, RAM, Storage sử dụng). Lương cho nhân sự (không cần nhân sự chuyên môn cao về CNTT) quản trị công cụ. ✅Chi phí giảm do không phải đầu tư thiết bi ban đầu, hoặc trả license theo từng user sử dụng hàng tháng.
Quản lý lưu trữ hiệu quả	Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud của X-OR. Đồng bộ tự động với dữ liệu trên thiết bị của người dùng. ✅Mở rộng/thu gọn linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp (nâng cấp/hạp cấp tài nguyên sử dụng)
Chia sẻ tài liệu an toàn và thuận tiện	Chia sẻ theo các tài khoản người dùng hoặc chia sẻ ra bên ngoài. Thiết lập các quyền về xem, chỉnh sửa, sở hữu. ✅Thiết lập quyền và chia sẻ linh hoạt, đơn giản.
Cộng tác hiệu quả	Hỗ trợ các công cụ xem, chỉnh sửa, cộng tác trực tuyến cấc loại tài liệu phổ biến như: - Các file office: word, excel, power point... - Các file media: ảnh, video, âm thanh... ✅Cộng tác hiệu quả và đơn giản bất kỳ lúc nào.
Bảo mật thông tin	Dữ liệu được lưu trữ trên X-OR Cloud đặt tại Data Center trong lãnh thổ Việt Nam. Các chính sách về truy cập, chỉnh sửa được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp. ✅Đảm bảo việc bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. ✅Dữ liệu lưu trữ tại lãnh thổ Việt Nam.
An toàn thông tin	Dữ liệu được lưu trữ trên X-OR Cloud với các cam kết về SLA (Cam kết chất lượng dịch vụ). Chức năng xem và khôi phục file theo lịch sử. Chức năng backup toàn bộ dữ liệu tới hệ thống Cloud nước ngoài và hệ thống lưu trữ có sẵn của doanh nghiệp. ✅Khôi phục file theo các phiên bản. ✅Backup toàn bộ dữ liệu tuân thủ theo nguyên tắc 3-2-1 về phòng chống Ransomeware của Cục an toàn thông tin

Các dịch vụ trong giải pháp

	Dịch vụ	Chức năng	Ghi chú
🔵	Elastic Compute	Dịch vụ Máy chủ triển khai Next Cloud	Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy chủ này.
⚪	Object Storage	Dịch vụ Lưu trữ dạng object để backup và lưu trữ dữ liệu	Tùy chọn nếu doanh nghiệp muốn: Lưu trữ dữ liệu Object Storage. Sao lưu dữ liệu vào Object Storage.
⚪	Storware	Dịch vụ Backup dữ liệu	Tùy chọn nếu doanh nghiệp muốn dùng dịch vụ sao lưu và khổi phục dữ liệu với: Dịch vụ Object Storage của X-OR Cloud. Dịch vụ Wasabi Cloud Storage (Cloud quốc tế) Hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.
⚪	Wasabi Cloud	Dịch vụ Lưu trữ của Wasabi	Tùy chọn nếu doanh nghiệp muốn sao lưu các bản dự phòng dữ liệu ra cloud quốc tế.

Quy trình triển khai

1. Khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp

   1. Cách thức/Công cụ quản lý và chia sẻ tài liệu hiện tại.

   2. Các vấn đề hiện tại.

   3. Các mong muốn của người dùng.

   4. Kế hoạch mở rộng về nhân sự và nhu cầu lưu trữ trong ngắn hạn và dài hạn.

2. Lên đề xuất giải pháp.

   1. Giới thiệu về giải pháp.

   2. Phương án thử nghiệm.

   3. Chi phí dự kiến.

3. Thử nghiệm và đánh giá giải pháp.

4. Bắt đầu sử dụng dịch vụ.

Hướng dẫn sử dụng

NextCloud